El propósito de esta política es establecer los lineamientos generales para la prevención, detección y control de los riesgos de Lavado de Activos (LA), Financiación del Terrorismo (FT) y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM), con el fin de prevenir que HIGH TECH LATAM SAS sea utilizada en actividades ilícitas o terroristas en sus operaciones, negocios o contratos, a través de sus diferentes contrapartes (clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y dueños).
I. ALCANCE
Esta política para la gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM (sistema AML) aplica para todos los procesos y procedimientos de HIGH TECH LATAM SAS. Es decir, está dirigida a todas las relaciones con sus clientes, usuarios, asociados, proveedores, empleados, dueños y demás contrapartes.
Este sistema de gestión AML abarca todas las operaciones, negocios y contratos que realiza HIGH TECH LATAM SAS y es deber de todos los miembros que integran los órganos de administración y control, del Oficial de Cumplimiento y de todos sus empleados o contratistas verificar su cumplimiento a través de todos los reglamentos internos.
II. LINEAMIENTOS
HIGH TECH LATAM SAS
Cuenta con una administración comprometida con la gestión de los riesgos AML.
Cuenta con un Oficial de Cumplimiento encargado de los riesgos AML
Desarrolla su política AML a través de manuales, procedimientos, instructivos y formatos
Basa la gestión de los riesgos AML en la debida diligencia (conocimiento de sus contrapartes y transacciones) e indaga sobre el origen de fondos de sus usuarios y contrapartes.
Se abstiene de celebrar operaciones con aquellas personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.
Establece unas medidas más estrictas (debida diligencia intensificada) para la vinculación y monitoreo de operaciones de aquellas personas naturales o jurídicas, jurisdicciones u otras características que representen un mayor riesgo de LA/FT/FPADM.
Establece unas medidas más estrictas (debida diligencia intensificada) para la vinculación y monitoreo de operaciones de aquellas personas catalogadas como Personas Expuestas Políticamente (PEP), según las normas aplicables en cada país.
Consulta y verifica las listas vinculantes y otras listas de control con el fin de gestionar adecuadamente los riesgos de AML y cumplir con las normas.
Atiende de manera oportuna los requerimientos de las autoridades competentes y colabora con la administración de justicia.
Garantiza la reserva de la información y sólo se da a conocer a las autoridades judiciales o administrativas competentes.
Resuelve los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del negocio y sanciona la omisión o el incumplimiento de la política AML.
Fomenta una cultura de prevención y control de los riesgos de AML, fortalece su divulgación interna y externa e informa a las autoridades aquellas operaciones que sean calificadas como sospechosas.
Antepone el cumplimiento de la política AML al logro o alcance de las metas comerciales, si llegan a estar en conflicto.
Conserva todos los documentos relacionados con la gestión de los riesgos AML por un término no menor de cinco (5) años.
III. PRINCIPIOS GENERALES
HIGH TECH LATAM SAS cuenta con una administración, Junta Directiva y con un Gobierno Corporativo comprometido con la prevención y control de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y FPADM, apoyado con procedimientos para el conocimiento -debida diligencia- de sus clientes, usuarios, asociados, proveedores, empleados y dueños, controles al manejo del efectivo y reportes a los organismos de control, entre otros.
HIGH TECH LATAM SAS cuenta con un Oficial de Cumplimiento, quien tiene todo el apoyo logístico, financiero y tecnológico para dar cumplimiento a estas políticas. Es el encargado de velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de la gestión de los riesgos AML. Su nombramiento se comunica a las entidades y/o autoridades correspondientes.
HICH TECH LATAM SAS desarrolla y complementa la presente política AML a través de un manual, el cual establece procedimientos específicos para:
a) identificar y validar la identidad de los clientes y usuarios, así como a las demás contrapartes;
b) conocer a sus beneficiarios finales;
c) entender las relaciones comerciales o contractuales; y
d) efectuar un monitoreo transaccional, con el fin de identificar operaciones o actividades que se salgan del comportamiento normal.
La “Debida Diligencia” será el elemento fundamental para el desarrollo de la política AML y los procedimientos establecidos para proteger los intereses, negocios, contratos y operaciones de HIGH TECH LATAM SAS. Por lo tanto, HIGH TECH LATAM SAS indaga sobre el origen de fondos de las operaciones de sus usuarios y demás contrapartes, como parte de la gestión de los riesgos de LA/FT/FPADM.
HIGH TECH LATAM SAS establece protocolos para conocer a sus usuarios y demás contrapartes mediante la obtención, verificación y registro de información actualizada. Así mismo, se abstiene de considerar como usuarios o clientes y de celebrar operaciones con aquellas personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.
La política AML de HIGH TECH LATAM SAS considera procedimientos más estrictos (debida diligencia intensificada) para la vinculación y monitoreo de operaciones para aquellas personas naturales o jurídicas, jurisdicciones y asociados de negocios que puedan evidenciar un mayor riesgo de LA/FT/FPADM.
HIGH TECH LATAM SAS no hace excepciones en el trato con las Personas Expuestas Políticamente (PEP); todo lo contrario, tendrán una debida diligencia más exhaustiva y su vinculación y operaciones serán aprobadas por una instancia superior a la normal.
En la vinculación de nuevos usuarios y demás contrapartes, HIGH TECH LATAM SAS establece la obligación de consultar y verificar las listas vinculantes para cada país (En especial las del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas) y otras listas o bases de datos que considere pertinentes para gestionar los riesgos de LA/FT/FPADM.
Todos los funcionarios y miembros de los órganos de administración y control de HIGH TECH LATAM SAS deben colaborar con la administración de justicia y atender de manera oportuna los requerimientos de las autoridades competentes en la lucha contra los delitos de LA/FT/FPADM.
HIGH TECH LATAM SAS garantiza la reserva de toda la información recaudada y reportada en desarrollo de la gestión de los riesgos AML y en cumplimiento de las normas establecidas en la materia. Dicha información sólo podrá ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes.
HIGH TECH LATAM define procedimientos para resolver los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social y en cumplimiento de la política AML. Así mismo, HIGH TECH LATAM SAS establece las sanciones correspondientes por incumplimiento a las normas relacionadas con dicha política AML. La omisión o incumplimiento de alguno de los controles críticos establecidos para la vinculación o monitoreo de los usuarios, clientes o asociados de negocios se considerará una falta muy grave.
HIGH TECH LATAM SAS fomenta una cultura de prevención y control de los riesgos de LA/FT/FPADM y fortalece los canales de comunicación y reportes entre el Oficial de Cumplimiento y todas sus dependencias.
En HIGH TECH LATAM SAS se antepone el cumplimiento de la política AML al logro o alcance de las metas comerciales, si llegan a estar en conflicto.
Finalmente, HIGH TECH LATAM SAS conserva los documentos relacionados con la gestión de los riesgos AML por un término no menor de cinco (5) años. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, el reporte remitido a la Unidad de Información y Análisis Financiera (UIAF) correspondiente, así como los demás formularios requeridos, documentación y soportes, su conservación es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento y debe conservarla en forma centralizada, secuencial y cronológica, con las debidas seguridades. Esta información tiene el carácter de reservada y sólo puede ser conocida por las autoridades competentes.